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Prima del tirocinio / Before the Traineeship

Step by step: Before the Traineeship – ENGLISH VERSION

 

L’Ufficio Mobilità Internazionale provvede a curare tutte le procedure amministrative e ad erogare le borse. Il resto (trovare un appartamento, provvedere ai trasporti, pagare ostelli, aereo, treni etc.) è di competenza dello/la student*. L'azienda straniera non è tenuta a organizzare l’alloggio né fornire il vitto allo studente.

L’Ufficio non risponde ai quesiti le cui risposte sono già contenute in queste istruzioni.

  1. STEP 1 – APPENA SO DI AVERE VINTO LA BORSA PER TIROCINIO;
  2. STEP 2 – PRIMA DELLA PARTENZA: LEARNING AGREEMENT ED IBAN;
  3. STEP 3 – PRIMA DELLA PARTENZA: ALTRI DOCUMENTI ED INFORMAZIONI.

STEP 1 – APPENA SO DI AVERE VINTO LA BORSA PER TIROCINIO

1.1    ACCETTARE O RIFIUTARE BORSA E CONDIZIONI

Entro la scadenza prevista nel bando, chi è idoneo in graduatoria, deve inviare la propria accettazione o la rinuncia firmata. Qualora per qualsiasi motivo sia necessario cambiare la di partenza comunicata nell'accettazione, si deve darne immediata comunicazione all’Ufficio e chiedere all'azienda ospitante di inviare un'e-mail a cri@unimc.it con le date definitive dello stage e

1.2    E-MAIL

Per ogni comunicazione verrà utilizzato l’indirizzo email fornito in candidatura. Se l'indirizzo email fornito è diverso da quello istituzionale (___________@studenti.unimc.it), l’Università di Macerata declina ogni responsabilità per eventuali disguidi telematici. Almeno una volta a settimana, si deve controllare la posta elettronica.

STEP 2 – PRIMA DELLA PARTENZA: LEARNING AGREEMENT E IBAN

2.1    PREPARARE IL DOCUMENTO ERASMUS+ LEARNING AGREEMENT FOR TRAINEESHIPS

Entro 45 giorni prima della partenza, si deve consegnare all’Ufficio il Learning Agreement for Traineeships compilato e firmato e comunicare i propri dati bancari, compilando il form online

In base alle disposizioni dell’Agenzia Nazionale Erasmus+ ogni mese, indipendentemente dalla sua durata, sarà considerato di 30 giorni. La durata prevista per i tirocini e di conseguenza l’importo della borsa, è calcolato su 2 o 3 mesi da 30 giorni, ovvero 60 o 90 giorni.

Occorre prestare particolare attenzione nell’inserimento delle date di inizio e fine tirocinio nel Learning Agreement (LA), che dovranno corrispondere almeno a 60.. Le date di inizio e fine della mobilità stanno a significare, rispettivamente, il primo e ultimo giorno di lavoro presso l’impresa. I 60 o 90 giorni vengono quindi calcolati sulla base della data di inizio e della data di fine tirocinio, che sono decise nel Learning Agreement e che verranno replicate identiche in tutti gli altri certificati finali. Se si effettua un soggiorno per vacanza prima o dopo il tirocinio, questo periodo non viene ricompreso nella borsa. I giorni in cui la sede è chiusa per la pausa settimanale (ad es. sabati e domeniche) oppure giorni di festività o chiusure programmate NON costituiscono interruzione del tirocinio. Prima di decidere le date definitive, è utile verificare che il tirocinio non inizi o finisca in un giorno in cui la sede è chiusa, perché il tutor deve poter rilasciare i documenti finali.

Attenzione: chi vuole fare lo stage nei mesi estivi del 2025, dovrà concludere il tirocinio entro il 30 Settembre 2025, e quindi dovrà organizzare la propria partenza in modo da totalizzare almeno 60 giorni di mobilità. In altre parole, non è possibile iniziare il tirocinio dopo il 1 Agosto 2025.

Una volta decise ed inserite nel Learning Agreement, le date devono essere rispettate. Tutti i documenti finali devono riportare tali date.

Il LA è in lingua inglese ma può essere compilato in qualsiasi lingua di lavoro. “Responsible Person”, “Contact Person” e “Supervisor” possono essere uguali o diversi. Lo studente dovrebbe inserire i suoi dati e quelli della sede ospitante, dopodiché sottopone il documento alla sede per completarlo (ci sono dati che solo la sede stage può sapere, come ad esempio l'eventuale codice PIC) e firmare. Tutti i campi del LA vanno compilati.

Il Learning Agreement before the mobility deve essere compilato in ogni sua parte e firmato dallo studente, dall'azienda e dal docente Coordinatore Erasmus di Dipartimento. Per sapere quale è il proprio Coordinatore Erasmus di Dipartimento, cliccare qui.

Il Learning firmato  va caricato nel form online (vedi al punto 2.2) insieme alla comunicazione dei dati bancari. Da questo momento, lo/la student* può iniziare ad organizzare il viaggio.

NOTA BENE: il LA è l’unico documento che stabilisce le mansioni presso la sede ospitante e garantisce da ogni equivoco. Il tirocinio dovrebbe essere quanto più possibile serio, professionalizzante e formativo. Firmare un Learning Agreement vago o lacunoso significa lasciare all’approssimazione e al caso l’occasione di uno stage certificato all’estero che dovrebbe invece meritare cura e attenzione. Non “mettere le cose in chiaro” nel Learning Agreement (il classico atteggiamento del “basta che parto!”) o, peggio ancora, non curarsi affatto delle mansioni che sono scritte esattamente e che si andrà poi a svolgere, significa lasciare la porta aperta a delusioni e disillusioni.

 

2.2 DATI BANCARI

Contemporaneamente alla consegna online del learning agreement, si devono comunicare i propri DATI BANCARI compilando il form online pre-partenza.

La borsa Erasmus può essere riscossa solo attraverso accredito bancario su un conto corrente di cui lo/la student* sia intestatario o co-intestatario. In altre parole:

  1. non possono essere forniti numeri di conto che non siano a tuo nome;
  2. non possono essere forniti numeri di conto relativi a carte prepagate senza IBAN;
  3. non possono essere forniti estremi relativi a libretti postali, che pur essendo collegati a un codice IBAN, autorizzano solo versamenti di pensioni e/o stipendi. Questi conti rigettano il pagamento di borse di studio come anche di altri accrediti che non siano "pensioni" o "stipendi";
  4. le Carte elettroniche o prepagate collegate a un codice IBAN che fungono anche da conto corrente (e permettono, ad esempio, di effettuare e ricevere bonifici bancari) possono ricevere l’accredito borsa.

In ogni caso, lo/la student* è tenuto a verificare con la propria banca che il conto di cui è intestatario possa ricevere l'accreditamento della borsa dall'Università. In caso di disguidi l’Università di Macerata non sarà da considerarsi responsabile.

La borsa Erasmus+ viene saldata al 100% entro 30 giorni dall’entrata in vigore del contratto di mobilità (cioè dopo che lo ha firmato la seconda delle parti, la Delegata del Rettore per le Relazioni Internazionali). Di norma quindi, la borsa dovrebbe essere accreditata durante il secondo mese di permanenza all’estero. Questo deve essere messo in conto nel momento in cui si inizia ad organizzare il viaggio, per le prenotazioni di voli, ostelli, caparre di appartamenti etc.

La compilazione del form online con dati bancari e learning agreement deve essere tempestiva, poiché senza tali dati non possiamo completare e inviarvi il contratto.

2.3 CONTRATTO DI MOBILITA’

Dopo la compilazione del form online (invio learning agreement firmato e comunicazione dati bancari), l’Ufficio vi invierà via email il contratto di mobilità. Non serve venire fisicamente in sede per ricevere il contratto.

Nella mail vengono inviati i seguenti documenti:

  1. Contratto Istituto / Studente DA STAMPARE in 1 COPIE CARTACEA, firmare (sotto “firma dello/la student*, NON sotto “firma del Direttore”) e rinviare scansionato a cri@unimc.it o nella consegnare nella cassetta della posta fuori dalla sede dell’Ufficio.
  2. Certificato Inizio / Fine tirocinio attraverso cui si certifica di avere ufficialmente iniziato il tirocinio. Senza questo certificato, l’Ufficio non procederà al saldo della borsa. Il certificato andrà ripreso alla fine del tirocinio per certificare l’ultimo giorno di lavoro – STAMPARE 1 COPIA E PORTARLA PRESSO LA SEDE DEL TIROCINIO
  3. Certificato studente per qualsiasi uso, attestante lo status di student* Erasmus+ iscritto presso una università italiana e in mobilità presso un altro paese per formazione – STAMPARE ALMENO 1 COPIA PORTARLA PRESSO LA SEDE DEL TIROCINIO

 

2.4 ONLINE LINGUISTIC SUPPORT

Non appena l’Ateneo sarà abilitato da parte dell’Agenzia Nazionale, lo/la student* riceverà il link per effettuare il primo assessment linguistico pre-partenza (Online Linguistic Support, OLS), necessario per verificare il proprio livello di lingua (nazionale o di lavoro) prima dell’inizio della mobilità. In base al risultato dell’assessment pre-partenza, lo/la student* potrà/dovrà svolgere un corso di lingua online, sempre sulla stessa piattaforma, prima e durante la mobilità. La mail relativa all'OLS viene inviata di prassi lo stesso giorno dell'invio della mail del contratto allo studente.

 

STEP 3 – PRIMA DELLA PARTENZA: ALTRI DOCUMENTI E INFORMAZIONI

3.1 ALTRI DOCUMENTI

Oltre alla mail ricevuta, è possibile scaricare e visionare i seguenti documenti:

 

3.2 ASSISTENZA SANITARIA, COPERTURA ASSICURATIVA E PREPARATIVI PER LA PARTENZA

a. I CITTADINI NON COMUNITARI o coloro che, pur essendo comunitari, hanno bisogno di avere un permesso di soggiorno o visto temporaneo per il paese di destinazione, dovranno svolgere le pratiche per il visto di espatrio con l’autorità di Polizia e la questura di Macerata e con la ambasciata del proprio paese. I cittadini non comunitari dovranno avere inoltre una Assicurazione sanitaria onnicomprensiva, valida anche per il rimpatrio.

b. I CITTADINI COMUNITARI devono portare la Tessera Sanitaria di Assicurazione Malattia (TEAM). Nel caso in cui il soggiorno duri più di 90 giorni, occorre verificare con l’A.S.U.R. territoriale di competenza l’eventuale bisogno del Modello E/106 o Modello S1 nella nuova formulazione europea (qualora essi lo rilascino) o altri documenti per la copertura sanitaria all’estero. Tuttavia, la copertura della TEAM o di un’assicurazione privata può non essere sufficiente, soprattutto in caso di rimpatrio e di uno specifico intervento medico. In questo caso, un'assicurazione aggiuntiva privata onnicomprensiva potrebbe essere utile. Con l’entrata in vigore della TEAM, infatti, le cure mediche che si possono ricevere nei paesi in cui ci si trova per brevi soggiorni o turismo, sono solo quelle urgenti o medicalmente necessarie. Ciò non include, ad esempio, le cure mediche specialistiche, e dal momento che ciascun paese può stabilire quali sono le cure “urgenti e medicalmente necessarie”, lo studente potrebbe fare dei trattamenti medici non garantiti e ricevere a casa, dopo qualche mese, una richiesta di rimborso da parte del sistema sanitario straniero o italiano.

c.  La polizza assicurativa è relativa a:

- Infortuni sul lavoro: INFORTUNI CUMULATIVA (n. 420134066 - C.I.G.  ZED374D1EC - Generali ag. Perogio Ruggeri Parenti) valida dal 31/07/2022 al 31/01/2025 e successivi rinnovi;

- Infortuni sul lavoro INAIL: assolta in base agli artt. 4 e 119 del T.U. 1124/1965;

- POLIZZA RCT/O: (n. 420134066 - C.I.G.  ZED374D1EC - Generali ag. Perogio Ruggeri Parenti) valida dal 31/07/2022 al 31/01/2025 e successivi rinnovi;

3.3 Preparativi: prima di fare il bagaglio, chiedere al contatto della sede stage se è richiesto un determinato abbigliamento (dress code, climi particolari) o altro di importante.

 

Step by step: Before the Traineeship – ENGLISH VERSION

 

The International Mobility Office takes care of all administrative procedures and disburses the scholarships. It is the student's responsibility to make all other arrangements (i.e. accommodation, transport, hostel expenses, flights, trains etc.). The host company is not expected to provide room and board for the student.

The Office does not answer questions whose answers are given in the instructions herein already.

  1. STEP 1 - I JUST FOUND OUT I WON THE TRAINEESHIP GRANT;
  2. STEP 2 - BEFORE DEPARTURE: LEARNING AGREEMENT AND IBAN;
  3. STEP 3 - BEFORE DEPARTURE: OTHER DOCUMENTS AND INFORMATION.

 

STEP 1 – I JUST FOUND OUT I WON THE TRAINEESHIP GRANT

1.1   ACCEPT OR WITHDRAW THE SCHOLARSHIP AND ITS CONDITIONS.

No later than the deadline specified in the Call for proposals, you shall send us the acceptance or withdrawal form signed. Should you change the date of departure already communicated, please promptly inform the Office and ask the host company to send an e-mail to cri@unimc.it with the final dates of your Traineeship.

1.2    EMAIL

The email address provided in the application form will be used for any communication. If you have provided an e-mail other than @studenti.unimc.it, the University of Macerata declines all responsibility for any possible misunderstandings. Please check your student's email at least once a week.

 

STEP 2 – BEFORE DEPARTURE: LEARNING AGREEMENT AND IBAN

2.1   MAKE THE ERASMUS+ LEARNING AGREEMENT FOR TRAINEESHIPS DOCUMENT.

Within 45 days before departure, you must submit to the Office the Learning Agreement for Traineeships duly filled out and signed by you and your host institution. You will also need to submit your bank details by filling out the online form here.

According to the directions of the Erasmus+ National Agency, the months will be calculated as 30 days regardless of their length. Consequently, the expected duration of Traineeships and the related amount of the grant is calculated over 2 or 3 months of 30 days (thus 60 or 90 days).

Please note: The start and end dates of the traineeship are specified in the Learning Agreement (LA) and must correspond to at least 60. These dates are referred to as the first and last days of work at the host institution, respectively. The 60 or 90 days are therefore calculated based on the start date and end date of the traineeship - as indicated in the Learning Agreement - and must be the same in all the other final certificates. If you take a stay for vacation before or after the traineeship, this period will not be covered by the grant. Days on which the institution is closed for the weekly break (e.g., Saturdays and Sundays) or holidays or scheduled closures are NOT considered an interruption of the traineeship. However, if the expected 60 or 90 days end on a day when the site is closed, you must extend the internship by a day or two until the first available work date when the site is operational and can issue final documents.

Please note: If you want to take the traineeship during the summer months of 2025, your traineeship must be concluded by 30 September 2025. In other words, by 30 September 2025, you must have completed at least 60 days of the traineeship.

Once included in the Learning Agreement, the dates must be met. All final documents must indicate these dates.

The LA is in English but you can complete it in any working language. "Responsible Person," "Contact Person," and "Supervisor" can either be the same or different. You will need to enter your details and those of the host institution, and then submit the LA to the host institution for completion (there are details that only the host institution can know, such as the PIC code, if any) and then sign it. All fields on the LA must be filled in.

The host institution sends you back the LA completed and signed (PDF scan is also valid). The LA must be signed by you, your host institution and your Department Coordinator.To find out who your Department Erasmus Coordinator is, please click here.

After that, you can start making travel arrangements.

PLEASE NOTE: The LA is the only document that establishes the duties at the host institution and guarantees against any misunderstanding. The traineeship is expected to be as vocational as possible. A vague or incomplete Learning Agreement means leaving to approximation and chance the opportunity for a qualified internship abroad that should instead deserve proper care and attention. Failing to "set things out clearly" in the Learning Agreement or even worse not caring at all about the tasks that are written down and will take place, may result in a disappointing experience.

 

2.2 BANK ACCOUNT DETAILS

Along with the online submission of the learning agreement, you must communicate your BANK DETAILS by filling out a single online form.

The Erasmus grant can only be collected by bank deposit to a bank account in which you are the holder or joint holder. In other words:

  1. you cannot provide any bank accounts that are not in your name;
  2. you cannot provide any account number related to prepaid cards without an IBAN;
  3. you cannot provide details related to postal savings accounts, that while linked to an IBAN, only allow payments of pensions and/or salaries. These accounts reject scholarship payments as well as other credits that are other than " pensions" or "salaries."
  4. electronic or prepaid Cards linked to an IBAN code that also serves as a checking account (and allows, for example, to make and receive bank transfers) may receive scholarship credit.

In any case, you are required to check with your bank that the account you hold can receive the scholarship credit from the University. In case of misunderstandings, the University of Macerata will not be held responsible.

The Erasmus+ grant is 100% paid within 30 days after the mobility contract comes into effect (i.e. after it is signed by the Rector's Delegate for International Relations). Therefore, the grant is usually expected to be credited during the second month abroad. This should be taken into account when making travel arrangements, for flight reservations, hostels, accommodation deposits etc.

Completion of the online form with bank details and learning agreement must be timely, or we cannot complete and send you the mobility contract.

 

2.3 MOBILITY CONTRACT

After completing the online form (by sending the signed learning agreement and providing bank details), you will receive the mobility contract by e-mail. You do not need to physically come to the office to collect the contract.

In the email you will receive the following documents:

  1. Institute/Student Contract to be PRINTED in 1 COPY PAPER, signed (under "student's signature", NOT under "Director's signature") and returned to the Office via mail to cri@unimc.it);
  2. Certificate of Start/End of Traineeship through which you will certify that you have officially started the traineeship. Without this certificate, the Office will not process the grant payment. The certificate should be taken back at the end of the traineeship to certify the last day of work - PRINT 1 COPY AND BRING IT TO THE TRAINEESHIPS OFFICE:
  3. Student certificate for any use, certifying status as an Erasmus+ student enrolled at an Italian university and moving to another country for training - PRINT AT LEAST 1 COPY AND BRING IT TO THE TRAINING HEADQUARTERS.

     

    2.4 ONLINE LINGUISTIC SUPPORT

    As soon as the National Agency enables the University, you will receive the link to take the first pre-departure linguistic assessment (Online Linguistic Support, OLS) necessary to check your language level ( of the official or working language) before the start of your mobility. Depending on the result of the pre-departure assessment, you may take an online language course - on the same platform - before and during your mobility. The e-mail regarding the OLS is usually sent on the same day as the contract e-mail.

     

    STEP 3 – BEFORE DEPARTURE: OTHER DOCUMENTS AND INFORMATION

    3.1 OTHER DOCUMENTS

    Besides the email you receive, you may access and download the following documents:

     

    3.2 HEALTHCARE, INSURANCE COVERAGE, AND ARRANGEMENTS FOR DEPARTURE

    a. NON-EU CITIZENS or those who, while from the EU, need to have a temporary residence permit or visa for the country of destination, will need to carry out visa practices with the Police Authority and the Macerata Police Headquarters and the Embassy of their home country for expatriation. Non-EU citizens will also need to have all-inclusive Health Insurance, also valid for repatriation.

    b. EU CITIZENS must bring their European Health Insurance Card (EHIC). If the stay lasts more than 90 days, it is necessary to check with the relevant territorial A.S.U.R. whether they need the Model E/106 or Model S1 in the new European formulation (if any) or other documents for health coverage abroad. However, EHIC or private insurance coverage may not be sufficient, especially in the case of repatriation and a specific medical procedure. In this case, additional private all-inclusive insurance may be helpful. With the implementation of the EHIC, the medical care you can receive in countries in which you are staying for short periods or on tourism are only urgent or medically necessary. This does not include, for example, specialized medical care, and since each country can determine what care is "urgent and medically necessary," you could have unsecured medical treatments and receive a claim for reimbursement from the foreign or Italian health care system at home after a few months.

    c. The University covers you for:

    - ACCIDENTS AT WORK: Policy N. 2879288 issued by REALE MUTUA ASSICURAZIONI

    SP.A. - AG. BIONDI CARLO exp. 31/01/2025 and subsequent renewals.

    - ACCIDENTS AT WORK INAIL State coverage for Accidents at work accomplished

    according to articles 4 and 119 of the Consolidated Law 1124/1965.

    - THIRD PARTIES LIABILITY: Policy n. 6660140000900769, issued by VITTORIA

    ASSICURAZIONI SPA, exp. 31/01/2025 and subsequent renewals.

     

    3.3 GETTING READY: before packing, ask the placement contact if there is a certain clothing requirement (dress code, special climates) or anything else of importance.