Durante il tirocinio / During the Traineeship

Step by step: During the Traineeship - ENGLISH VERSION

1. STEP 1 – APPENA ARRIVO PRESSO LA SEDE STAGE;
2. STEP 2 – PROLUNGAMENTO E CAMBIAMENTI DURANTE IL TIROCINIO;
3. STEP 3 – ALTRE INFORMAZIONI.

STEP 1 – APPENA ARRIVO PRESSO LA SEDE STAGE

1.1 DIMOSTRARE CHE SI È INIZIATO LO STAGE

Il pagamento della borsa viene autorizzato dopo l’arrivo di una e-mail da parte dell'ente ospitante con allegato il PDF scansionato del certificato di inizio soggiorno con la data del primo giorno di lavoro.

1.2 SVOLGIMENTO DEL TIROCINIO

Dal momento che la convalida crediti è sulla base delle ore certificate dalla sede, se lo ritieni opportuno organizzati insieme al tuo tutor per tenere un registro delle ore svolte.

OBBLIGHI DELL’AZIENDA OSPITANTE: l’organizzazione deve rispettare il LA assegnando le mansioni ivi concordate. Il Mentor dovrà assicurarsi che lo stage stia procedendo correttamente e proficuamente. Lo stagista deve essere messo in grado di compiere realmente le mansioni e gli incarichi concordati. Non è permesso omettere le mansioni concordate, ma è possibile e anzi consigliato ampliare le responsabilità se lo stagista è particolarmente capace. In questo caso, i compiti aggiunti verranno trascritti nel certificato finale. Se l’impresa ospitante concede allo stagista un’indennità o una qualunque forma di compenso (anche in natura, ad es. pasti pagati o tessera trasporti urbani), questa è compatibile con la concessione di una borsa Erasmus+ dall’UE. Un periodo di mobilità è compatibile con un lavoro part-time e, se lo studente riceve una borsa Erasmus+ dell’UE, è altresì compatibile con il contributo che lo studente riceve. Ovvio che la priorità dello studente resta lo svolgimento delle attività previste dal programma di mobilità concordato.

OBBLIGHI DELLO STUDENTE: il tirocinante dovrà rispettare le stesse regole e gli stessi orari dei colleghi e/o collaboratori dell’azienda ospitante. Per l’Ufficio Mobilità Internazionale non c’è un numero minimo di ore né di giorni lavorativi da rispettare. Tuttavia, se vuole effettuare il riconoscimento dei CFU nel piano di studi, lo studente dovrà tenere in conto l’equivalenza delle 25 ore di lavoro = 1 CFU (fino a un massimo di 12 CFU totali). Cambiamenti di orario o giorni liberi possono essere concordati internamente e verbalmente tra l’azienda e il tirocinante, ma non dovrebbero essere accordati a meno di motivi importanti. La sede può anche non accordare questi permessi. Inoltre, lo studente deve essere cosciente che in tali casi la sede dichiarerà un numero minore di ore svolte nel certificato finale. Feste nazionali del paese straniero, giorni o periodi di ferie o di chiusura della sede non sono considerati come interruzioni del tirocinio. Per trasparenza, l’Università è sempre disponibile a ogni contatto con la sede ospitante nel caso in cui essa debba segnalare tempestivamente eventuali problemi con lo stagista. Viceversa, anche lo stagista può segnalare problematiche emergenti nella sede ospitante, così che possano essere tempestivamente risolte.

STEP 2 – PROLUNGAMENTO E CAMBIAMENTI DURANTE IL TIROCINIO

Nel caso in cui si vogliano effettuare ulteriori mesi di stage oltre quelli prestabiliti, lo stagista deve comunicarlo all'Ufficio Mobilità Internazionale almeno un mese prima della conclusione prevista dal Learning Agreement. Inoltre, potranno richiedere un prolungamento solo coloro che abbiano ancora mensilità utilizzabili per la mobilità Erasmus nel proprio ciclo di studi (12 per lauree triennali o magistrali, 24 per ciclo unico).

In caso di prolungamenti, cambiamenti di orario, di responsabile stage, sede legale dell’azienda, o altro, lo stagista dovrà redigere l’apposito modulo changes to Learning Agreement for Traineeships, firmarlo e farlo sottoscrivere dal responsabile della struttura e poi inviarlo all’Ufficio Mobilità Internazionale.

I mesi non concordati non vengono di norma coperti dalla borsa, a meno di residui di cassa che verranno verificati solo alla fine dell’anno accademico. Lo studente deve essere consapevole che i mesi di tirocinio aggiuntivi, anche se senza borsa, vengono comunque inclusi nel conteggio totale delle mensilità Erasmus usufruibili nel proprio attuale ciclo di studi.

Al di là del contributo economico, i mesi aggiuntivi verranno considerati per tutto il resto identici ai primi tre: certificati, eventuali crediti, Europass e coperture assicurative, così come lo status di studente Erasmus, si estendono fino alla conclusione effettiva del tirocinio.

STEP 3 – ALTRE INFORMAZIONI

3.1 INFORTUNIO DURANTE IL TIROCINIO

In caso di infortunio, in base all’entità del danno subìto, recarsi o farsi accompagnare al pronto soccorso sanitario più vicino – portare sempre con sé la TEAM.

Dopo essersi recato al pronto soccorso ed avere ritirato il referto medico, lo stagista è tenuto ad avvisare immediatamente dell’infortunio accaduto l’azienda ospitante e ad avvisare immediatamente l’Ufficio personale dell’Università e l’Ufficio Mobilità Internazionale tramite l’invio della Autocertificazione di Infortunio con allegato il referto medico, scaricabile al seguente link: http://www.unimc.it/it/ateneo/amministrazione/area-risorse-umane/documenti-aru/pta/modulistica

Lo studente è tenuto a inviare la autocertificazione di infortunio ai seguenti contatti:  Ufficio.pta@unimc.it; antonella.avarucci@unimc.it - UFFICIO RISORSE UMANE - Antonella AVARUCCI - T. 0733-258.2419 - FAX 0733-258.2651

E per conoscenza: Ufficio Mobilità internazionale  - anna.bittarelli@unimc.it; cri@unimc.it

L’Ufficio Risorse Umane effettuerà la denuncia all’INAIL ed alla competente autorità di pubblica sicurezza, nel termine delle 48 ore come previsto dalla legge. Ricevuto il certificato medico, entro 48 ore dal ricevimento del certificato l’Ufficio competente farà partire la denuncia di infortunio.

3.2 RICHIESTA DI PRE-CONVALIDA CREDITI (SOLO PER STUDENTI ISCRITTI ALL’A.A. DI RIFERIMENTO)

Per laureandi o laureati non iscritti all’anno accademico di riferimento del bando, il tirocinio si configura come ‘volontario’ e non prevede l’attribuzione di CFU.

Gli studenti che hanno sottoscritto il Learning Agreement per Traineeship e sono in possesso di regolare iscrizione all'anno accademico, possono ottenere la convalida di un massimo di 12 CFU/ECTS, anche in esubero, nel proprio piano di studi (25 ore di tirocinio = 1 CFU).

Il primo criterio fondamentale per la convalida CFU attraverso Erasmus+ Traineeships è che possono essere convalidate tutte le voci del piano di studi (di qualsiasi anno) che non siano esami. Sono sicuramente convalidati “stage” e “tirocini”, e sono idonee anche voci come “ulteriori conoscenze linguistiche” o “conoscenze professionalizzanti utili al mercato del lavoro” e simili. Il tutto sempre previa approvazione del Coordinatore Erasmus.

Il secondo criterio fondamentale è l’equivalenza Europea 1 CFU/ECTS  = 25 ore di lavoro: per richiedere la convalida di 12 crediti lo stagista dovrà avere svolto almeno 300 ore di lavoro (25 x 12 = 300). Le ore sono certificate dalla sede stage nel Learning Agreement after the Mobility.

Per pre-convalidare i CFU lo stagista deve inviare all’Ufficio Mobilità Internazionale il modulo di richiesta di riconoscimento attività: si consiglia di inviare il modulo già durante il primo mese di tirocinio, quando si ha un’idea realistica delle ore che si svolgeranno in totale. La richiesta può essere fatta anche al ritorno, ma lo studente deve essere consapevole che tale procedimento può richiedere dalle tre alle sei settimane. I CFU non necessari nel piano di studi vengono comunque annotati come “CFU in esubero”.

ESEMPIO 1) ALCUNI CFU CONVALIDATI E ALTRI IN ESUBERO: se l’unica voce del piano di studi che uno studente ha da convalidare è lo stage/tirocinio per 5 CFU, chiederà la convalida solo di 5 crediti, e non di 12. I restanti 7 saranno “CFU in esubero” non necessari al raggiungimento della laurea ma comunque accreditati.

ESEMPIO 2) TUTTI I CFU CONVALIDATI: Se lo stesso studente, oltre ai 5 CFU per stage, avesse nel piano di studi anche 6 CFU per “ulteriori conoscenze linguistiche” e 1 CFU per “conoscenze professionalizzanti”, può vedersi attribuiti i 12 CFU nel piano di studi.

ESEMPIO 3) NESSUN CFU CONVALIDATO: uno studente che ha già svolto tutte le attività previste per tutte le voci del piano di studi e non deve colmare nessuna voce, può inserire nel curriculum accademico 12 CFU ma solo “in esubero”.

I CFU acquisiti in esubero in un ciclo di studi non possono essere convalidati per un ciclo successivo.

Dopo avere ricevuto il modulo di richiesta convalida, l’Ufficio la invierà al Coordinatore Erasmus, che è l’unico ad avere l’autorità di riconoscere i crediti allo studente (quindi: NON tutor stage di corso di laurea o di Dipartimento etc.) e la pre-convalida avviene solo attraverso l’apposito modulo (quindi: NON via email, NON verbalmente etc.).

L’attività svolta e i CFU acquisiti in Erasmus+ Traineeship possono essere convalidati nel curriculum di studi unicamente attraverso il Coordinatore Erasmus e l’Ufficio Mobilità Internazionale. Non possono essere convalidati attraverso domande soggettive inoltrate a Consigli di Corso, Consigli di Dipartimento, Direttori di Dipartimento, Direttori di corsi di studio o altri organi dell’Università di Macerata.

Una volta ricevuto il benestare del Coordinatore, l’Ufficio Mobilità Internazionale lo notifica allo studente via e-mail. Lo studente dovrà quindi prendere appuntamento all'Ufficio Mobilità Internazionale con Paola Landi (paola.landi@unimc.it – 0733 258 6044) per la convalida definitiva dei CFU nella carriera universitaria.

3.3 PREPARAZIONE DOCUMENTI FINALI

Almeno due settimane prima della fine del tirocinio lo studente deve iniziare a compilare i documenti per la fine dello stage.

1. Certificato di Inizio e fine tirocinio (primo e ultimo giorno di lavoro, che era stato inviato via email insieme al contratto di mobilità) con firma e timbro dalla sede in originale senza cancellature né abrasioni.

ATTENZIONE! Tutte le date di inizio e fine tirocinio in tutti i documenti devono essere le stesse ed uguali alle date del Learning Agreement Before the Mobility e al contratto.

2. TRAINEESHIP FINAL CERTIFICATE / Learning Agreement after the Mobility, interamente compilato, con firma e timbro.

La sede ospitante valuta il tirocinio attraverso il certificato finale, in cui è inserita anche una scheda valutativa delle principali competenze non professionalizzanti comuni a ogni profilo lavorativo. La sede dà la sua valutazione secondo una scala di 5 livelli di performance più uno di insufficienza (A = Outstanding – B = Very Good – C = Good – D = Satisfactory – E = Development required – F = Unacceptable). Il giudizio verrà tradotto in trentesimi dall'Ufficio Mobilità Internazionale qualora sia richiesta la convalida di CFU.

ATTENZIONE! Tutte le date di inizio e fine tirocinio in tutti i documenti devono essere le stesse.

3. In base ai contenuti presenti nei documenti finali, l'Ufficio Mobilità Internazionale provvederà a compilare e inviare ai partecipanti il documento Europass Mobility. Qualora lo studente non fosse interessato a ricevere tale documento, dovrà inviarne comunicazione scrivendo una e-mail a cri@unimc.it.

Step by step: During the Traineeship - ENGLISH VERSION

1. STEP 1 – I JUST ARRIVED AT THE HOST INSTITUTION
2. STEP 2  – EXTENSION AND CHANGES DURING THE TRAINEESHIP
3. STEP 3 – OTHER INFORMATION

STEP 1 – I JUST ARRIVED AT THE HOST INSTITUTION

Payment of the grant will take place after an e-mail from the host institution arrives with the scanned PDF of the certificate of commencement of stay with the date of the first day of work attached.

1.2       DURING THE TRAINEESHIP

Since credit validation is carried out according to the number of hours certified by the venue, you can arrange with your mentor to keep a record of hours completed.

RESPONSIBILITIES OF THE HOST COMPANY: The organization must comply with the LA by assigning the tasks agreed upon therein. The Tutor must ensure that the traineeship is proceeding properly and profitably. The trainee must be able to accomplish the agreed tasks and assignments. It is not allowed to omit the agreed tasks, but it is possible and indeed recommended to expand the responsibilities if the trainee is skilled enough. In this case, the added tasks can be written in the Traineeship final certificate. If the host organization grants the trainee an allowance or any form of compensation (i.e., paid meals or city transport card), this is compatible with the granting of an Erasmus+ grant from the EU. A mobility period is compatible with a part-time job and, if the student receives an Erasmus+ grant from the EU, it is also compatible with the job compensation the student receives. The student's priority remains the performance of the activities under the agreed mobility program.

RESPONSIBILITIES OF THE STUDENT: The trainee is expected to stand by the same rules and timetables as colleagues and/or employees of the host organization. For the International Mobility Office, there is no minimum number of hours or working days to be respected. However, if the trainee wants to make CFU recognition in the curriculum, it shall be taken into account the equivalence of 25 hours of work = 1 CFU (up to a maximum of 12 CFU). Changes in hours or days off may be agreed upon internally and verbally between the company and the trainee but should not be granted unless there are significant reasons. The host organization may not grant these leaves. In addition, the trainee should be aware that in such cases the location will declare fewer hours completed on the Traineeship final certificate. National vacations of the foreign country, days or periods of vacation or closure of the host organization are not considered interruptions of the traineeship. For the sake of transparency, the University is always available for any contact with the host organization in case it needs to promptly report any problems with the trainee. The trainee may also report emerging issues at the host organization so that they can be promptly resolved.

STEP 2 – EXTENSION AND CHANGES DURING THE TRAINEESHIP

If you wish to prolong your stay, please notify the International Mobility Office at least one month before the conclusion stipulated in the Learning Agreement. In addition, only if you still have usable months for Erasmus+ mobility in your study cycle (12 for bachelor's or master's degrees, 24 for single-cycle degrees) may apply for an extension.

In the case of extensions, changes in schedule, traineeship manager, company legal location, or other, you will have to draw up the changes to Learning Agreement for Traineeships form, sign it and have it signed by the company manager, and then send it to the International Mobility Office.

Months not agreed upon will not be covered by the grant – unless there are founding remaining, which will be verified only at the end of the academic year. Please be aware that additional traineeship months, even if without a grant, are still included in the total count of Erasmus months that can be used in your current course of study.

Beyond the financial contribution, the additional months will be considered in all other respects identical to the first three: certificates, possible credits, Europass and insurance coverage, as well as Erasmus student status, extend until the actual conclusion of the traineeship.

STEP 3 – OTHER INFORMATION

3.1       INJURY DURING THE TRAINEESHIP

In case of injury, depending on the extent of the injury sustained, please go to the nearest medical emergency room carrying the EHIC with you.

After going to the emergency room and collecting the medical report, you shall notify the host organization of the accident that has occurred. Please also immediately notify the Human Resources Office of the University and the International Mobility Office by submitting the Self-Certification of Injury with an attached medical report, which can be downloaded at the following link:

http://www.unimc.it/it/ateneo/amministrazione/area-risorse-umane/documenti-aru/pta/modulistica

You must send the self-certification of injury to the following contacts:  ufficio.pta@unimc.it; antonella.avarucci@unimc.it - UFFICIO RISORSE UMANSE - Antonella AVARUCCI - T. 0733-258.2419 - FAX 0733-258.2651

For further information: International Mobility Office - anna.bittarelli@unimc.it; cri@unimc.it

The Human Resources Office will make the report to the Italian National Institute of insurance for industrial accidents (Istituto Nazionale Assicurazione Infortuni sul Lavoro - INAIL) and the competent public safety authority, within 48 hours as required by law. Upon receipt of the medical certificate, the HR Office will initiate the injury report within 48 hours.

3.2       REQUEST FOR PRE-VALIDATION OF CREDITS (ONLY IF ENROLLED IN THE ACADEMIC YEAR OF THE CALL)

If you are not enrolled in the academic year of reference of the call, the traineeship is intended as 'voluntary' and does not involve the recognition of credits.

If you have signed the Learning Agreement for Traineeship and you are duly enrolled for the academic year, you can obtain recognition of a maximum of 12 CFU/ECTS credits (even in excess) in your study plan (25 hours of traineeship = 1 CFU).

The first criterion for CFU validation through Erasmus+ Traineeships is that all curriculum items (from any year) that are not exams can be validated. Traineeships and stages are certainly validated, as well as items such as "ulteriori conoscenze linguistiche" or "professionalizing knowledge useful to the labour market" and the like are also eligible. All this is always subject to the approval of the Erasmus Coordinator.

The second criterion is the European equivalence 1 CFU/ECTS = 25 hours of work: to apply for validation of 12 credits you must have completed at least 300 hours of work (25 x 12 = 300). The working hours are certified by the hosting organization in the Learning Agreement after the Mobility.

To pre-validate the CFUs, you must send the form modulo di richiesta di riconoscimento attività to the International Mobility Office: it is advisable to send the form as early as the first month of the traineeship when you have a realistic idea of the number of hours you will be doing. The request can also be made upon your return, but please be aware that this process can take three to six weeks. CFUs not needed in the study plan are still recognized as 'extra CFUs.'

EXAMPLE 1) SOME CFUs VALIDATED AND OTHERS EXTRA: If you could only validate the traineeship for 5 CFUs, you will request validation for 5 credits, and not 12. The remaining 7 will be 'extra CFUs' not needed for your study plan but still credited.

EXAMPLE 2) ALL CFUs VALIDATED: In addition to the 5 CFUs for the traineeship if you also have available 6 CFUs for 'ulteriori conoscenze linguistiche' and 1 CFU for 'professionalizing knowledge' in your study plan, you can have the 12 CFUs credited in the study plan.

EXAMPLE 3) NO CFUs VALIDATED: If you have already completed all the planned activities for all the items in your study plan and you may not fill in any other items, you can have 12 CFUs recognized in your academic curriculum but only as extra credits.

CFUs acquired as extra credits in one cycle of study cannot be validated for a subsequent cycle.

After receiving the validation request form, the Office will send it to your Erasmus Coordinator, who is responsible for the recognition of the credits in your online booklet. The pre-validation of credits is done only through the appropriate form (so: NOT via email NOR verbally etc.).

The activities and the CFUs acquired during the Erasmus+ Traineeship can be validated in the study plan only through the Erasmus Coordinator and the International Mobility Office. They cannot be validated through subjective applications forwarded to Course Councils, Department Councils, Department Directors, Course Directors or other University bodies.

Once the Coordinator's approval is received, the International Mobility Office notifies you via email. You shall then make an appointment at the International Mobility Office with Paola Landi (paola.landi@unimc.it - 0733 258 6044) for final recognition of the CFUs in your academic career.

3.3       PREPARATION OF FINAL DOCUMENTS

At least two weeks before the end of the internship, you must begin completing the end-of-traineeship documents.

1. Certificate of Start and End of Traineeship (first and last days of work – document emailed together with the mobility contract) with signature and stamp from the responsible person at the receiving institution in original without erasures or abrasions.

CAUTION! The Traineeship start and end dates must be the same in all documents and equal to the dates inserted in the Learning Agreement Before the Mobility and the contract.

2. TRAINEESHIP FINAL CERTIFICATE / Learning Agreement after the Mobility, fully completed, signed, and stamped.

The host organization evaluates the traineeship through the final certificate, in which is also included an evaluation sheet of the main non-professional skills common to each job profile. The venue gives its evaluation according to a scale of 5 levels of performance plus one of  insufficiency (A = Outstanding - B = Very Good - C = Good - D = Satisfactory - E = Development required - F = Unacceptable). The rating will be translated into thirtieths by the International Mobility Office if CFU recognition is required.

CAUTION! The Traineeship start and end dates must be the same in all documents.

3. Based on the contents in the final documents, the International Mobility Office will complete and send the Europass Mobility document to participants. If you are not interested in receiving this document, you should send notice by writing an e-mail to cri@unimc.it.